皆さんは、会社などで議事録を任された場合、いつ提出していますか？
いきなりですが、私は必ず、当日提出するよう心がけています。
当日の中でも、可能な限り会議終了後30分以内に。
議事録を早く出すことのメリット
とにかく、議事録に求められるのは、クオリティではなくスピードです。
完璧な議事録なんて必要ありません。誰がどんな発言をした？なんて、それほど重要ではありません。
どんな経緯で、どんな事情があって、この結論に至ったのか？というポイントを押さえた資料を、スピーディーに出すことが重要です。
株主総会や、国会審議のように、各出席者の発言が重要となる会議であれば、速記術やボイスレコーダーなどで、発言を追っていく必要があると思いますが、
一般の会社でそんな会議は稀です。決まった結論とその理由が分かれば良いし、各担当者からの報告事項は、それぞれから何らか発信されている資料があるはずです。
議事録を早く出すための工夫
紙ベースで配られた資料を書き起こす必要はありません。
印刷されたものであれば、元データを貰うか、データを持っている人に貼ってもらいましょう。
ホワイトボードに書かれた物は写真に撮る、元データの無い紙はスキャナーで取り込む。
とにかく、楽に出来る方法を探して下さい。
「早くできる人」に任せよう
少し前に「元データを持っている人に貼ってもらう」という案を出しました。これが非常に重要です。
せっかく議事録の担当になったんだから、データの貼り付けをお願いするなんて、仕事をサボっているようなものだ！
そう思われる方は、ぜひご自身で貼付けを行って下さい。
でも、それってムダだと思いませんか？
会社の仕組みにもよりますが、データをメールで送るのと、議事録に貼り付けるのと、どちらが手間でしょうか？
Aさんがメールで送り、Bさんが貼り付けるという手間と、
Aさんが貼り付けて終わり、という手間。
会社全体で見て、どちらが効率的でしょうか。
Aさんが忙しい時、すぐに外出しなければいけないとき、すごく偉い人で任せるなんて言えないときには、簡単な方法でデータを受け取り、自分で貼り付けても良いでしょうが、
できるだけトータルで時間＝コストのかからない方法を提案し、みんなで議事録を作っていく（そして議事録担当は土台提供と指揮を行う）ことが大切なのではないでしょうか。
議事録の完成度なんて70％でいい
ボイスレコーダーでも使わない限り、全ての会話を覚えておく（記録しておく）ことなんて不可能です。
どんなに頑張っても、会議を完全再現するような議事録を作ることは至難の業です。
そして、そんな議事録を作ることに何時間もかけたところで、後で役に立つ資料でしょうか？
だったら、むしろ会議が終わったらザーッと思い当たることで作ってしまい（会議中にある程度仕上げておくことが前提）、終了後30分でシェアし、みんなの記憶が新しいうちに加筆修正してもらっちゃおう！という意気込みで作成したほうが、結果的に組織全体としてスピーディーに動くことができますし、
何より自分自身が、議事録という重荷から解放されて、早く次の仕事に向かうことができます。
とにかく、あいつの議事録は早い！
そんなところから、仕事の評価を上げていくのも、アリだと思います。